Ako naša cestovná agentúra spracúva údaje pri vybavovaní požiadaviek, rezerváciách a používaní webu. Tento dokument poskytuje informácie podľa článkov 13 a 14 GDPR; jeho prečítanie alebo potvrdenie nie je marketingovým súhlasom.
Kto spracúva vaše údaje
- Prevádzkovateľ: Cestuj.sk s.r.o.
- Sídlo: Slovany 140
- IČO: 52 279 588
- Kontakt pre ochranu osobných údajov: info@cestujsk.sk
- Telefón: +421 951 903 101
Vo veciach ochrany osobných údajov nás môžete kontaktovať cez uvedené kontakty alebo stránku Kontakt. Do predmetu správy môžete uviesť „Osobné údaje“. Nevyžadujeme, aby ste na uplatnenie práv mali vytvorený klientsky účet.
Pri vlastnej komunikácii s klientmi, sprostredkovaní, vedení zákazníckej evidencie, účtovníctve a vlastnom marketingu určuje účely a prostriedky spracúvania naša agentúra. Organizujúca cestovná kancelária spracúva údaje na zabezpečenie zájazdu a svoje zákonné povinnosti podľa vlastného informačného dokumentu. Ak pri konkrétnom úkone konáme výlučne podľa pokynov iného prevádzkovateľa, naše postavenie vyplýva z povahy úkonu a príslušnej zmluvy; označenie cestovná agentúra samo osebe neurčuje postavenie podľa GDPR.
Aké údaje získavame a odkiaľ
Rozsah údajov závisí od toho, ktorú službu využijete. Spracúvame iba údaje potrebné pre príslušný účel.
- Pri otázke alebo žiadosti o ponuku: meno, e-mail, prípadne telefón, obsah komunikácie a cestovateľské preferencie vrátane destinácie, termínu, rozpočtu, odletu a počtu cestujúcich.
- Pri rezervácii: identifikačné a kontaktné údaje objednávateľa a cestujúcich, dátum narodenia alebo vek, občianstvo a údaje cestovného dokladu, ak ich konkrétna cesta vyžaduje, objednané služby, platobné a fakturačné údaje a komunikáciu k rezervácii.
- Pri klientskom účte: registračné a prihlasovacie údaje, údaje profilu, prepojené rezervácie a uložené preferencie.
- Pri poukaze: údaje kupujúceho, doručovací kontakt, údaje potrebné na personalizáciu, platbu a uplatnenie poukazu.
- Pri newsletteri: e-mail, zvolené preferencie a záznamy o udelení, potvrdení alebo odvolaní súhlasu; pri vyhodnocovaní kampaní aj údaje o otvorení alebo kliknutí na odkaz v rozsahu uvedenom v podmienkach odberu.
- Pri používaní webu: IP adresu, údaje o prehliadači a zariadení, čas a technické záznamy požiadaviek, bezpečnostné udalosti a nastavenia cookies. Rozsah analytických a reklamných údajov závisí od použitých nástrojov a vašej voľby.
Údaje získavame od vás, od objednávateľa, ktorý zadá údaje spolucestujúcich alebo príjemcu poukazu, a od organizátorov, dopravcov či ďalších poskytovateľov pri vybavovaní objednávky. Technické údaje vznikajú pri používaní webu. Ak údaje poskytujete za inú osobu, odovzdajte jej tento dokument a poskytujte iba údaje, ktoré smiete odovzdať. Naša vlastná informačná povinnosť voči tejto osobe tým nie je nahradená.
Na aké účely a na akom základe
- Dopyt a príprava ponuky na vašu žiadosť: predzmluvné kroky podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri všeobecnej komunikácii, ktorá nesmeruje k zmluve, sa opierame o oprávnený záujem odpovedať na doručenú otázku podľa písm. f).
- Sprostredkovanie, rezervácia a súvisiaca komunikácia: nevyhnutné plnenie zmluvy alebo predzmluvné kroky podľa čl. 6 ods. 1 písm. b). Zákonom požadované údaje a povinnosti cestovnej agentúry sa spracúvajú podľa písm. c), najmä v súvislosti so zákonom č. 170/2018 Z. z.
- Údaje spolucestujúcich, ktorí nie sú zmluvnou stranou: podľa konkrétneho úkonu zákonná povinnosť podľa písm. c) alebo oprávnený záujem agentúry a objednávateľa zabezpečiť objednanú cestu podľa písm. f). Právny základ plnenia zmluvy sa na každého spolucestujúceho neprenáša automaticky.
- Registrácia a správa klientského účtu: plnenie podmienok služby, o ktorú požiadate, podľa čl. 6 ods. 1 písm. b). Ochrana účtu a predchádzanie zneužitiu vychádzajú z oprávneného záujmu podľa písm. f).
- Kúpa, doručenie a uplatnenie poukazu: plnenie zmluvy podľa písm. b), účtovné povinnosti podľa písm. c); pri doručení inému príjemcovi oprávnený záujem splniť objednané darovanie podľa písm. f).
- Účtovníctvo, daňové povinnosti a vybavenie zákonných nárokov: čl. 6 ods. 1 písm. c), najmä zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a príslušné daňové a spotrebiteľské predpisy.
- Preukazovanie a ochrana právnych nárokov, bezpečnosť webu a odhaľovanie zneužitia: oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f). Uchovávame len údaje potrebné na konkrétny nárok alebo bezpečnostný účel.
- Dobrovoľný odber noviniek a ponúk: súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Súhlas s newsletterom nie je podmienkou rezervácie ani klientského účtu.
- Voliteľné analytické, reklamné a preferenčné technológie: súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR a pravidiel prístupu k zariadeniu, pokiaľ sa vyžaduje. Nevyhnutné technológie slúžia na poskytovanie vyžiadanej služby a jej bezpečnosť.
Pri oprávnenom záujme posudzujeme potrebnosť spracúvania a jeho vplyv na vaše práva. Môžete namietať z dôvodov vašej konkrétnej situácie. Oboznámenie sa s týmto dokumentom neposkytuje oprávnenie používať údaje na ľubovoľný účel.
Ktoré údaje potrebujeme
Povinné polia formulára sú označené. Bez údajov nevyhnutných na odpoveď, overenie účtu, vystavenie dokladov alebo zabezpečenie rezervácie nemusíme vedieť príslušnú požiadavku vybaviť. Pri rezervácii môže povinnosť poskytnúť určité údaje vyplývať aj zo zákona alebo podmienok konkrétnej prepravy.
Voliteľný telefón, poznámku alebo marketingový súhlas môžete vynechať bez toho, aby ste tým stratili možnosť využiť službu, pre ktorú nie sú potrebné. Bežné údaje nevyhnutné na zmluvu nespracúvame na základe vynúteného súhlasu. Ak formulár žiada potvrdiť oboznámenie s informáciami, ide o záznam informovania, nie o dobrovoľný súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
Deti a osobitné požiadavky
Údaje detí spracúvame pri rodinnej rezervácii v nevyhnutnom rozsahu, najmä meno, dátum narodenia alebo vek a údaje požadované dopravcom. Poskytuje ich rodič, zákonný zástupca alebo oprávnený objednávateľ. Samotná rezervácia dieťaťa neznamená súhlas s jeho marketingovým profilovaním.
Do bežných poznámok nepíšte diagnózy, zdravotnú dokumentáciu ani ďalšie citlivé údaje, ktoré na vybavenie požiadavky nepotrebujeme. Ak je na zabezpečenie asistencie alebo osobitnej služby potrebný údaj o zdraví či iná osobitná kategória údajov, pred jeho vyžiadaním určíme príslušnú podmienku podľa čl. 9 GDPR a osobitne vás informujeme. Ak je touto podmienkou výslovný súhlas, vyžiadame ho samostatne pre konkrétny účel a príjemcov; všeobecné potvrdenie tohto dokumentu ho nenahrádza.
Komu môžeme údaje odovzdať
Údaje sprístupňujeme iba v potrebnom rozsahu osobám, ktoré zabezpečujú konkrétnu službu alebo majú zákonné oprávnenie.
- Organizujúca cestovná kancelária a podľa rezervácie hotely, dopravcovia, poskytovatelia transferov, vízových alebo ďalších objednaných služieb.
- Poisťovňa, ak si objednáte poistenie, a poskytovateľ platieb pri zvolenom spôsobe úhrady.
- Poskytovatelia hostingu, technickej správy webu, rezervačného systému, CRM, doručovania e-mailov a uchovávania dokumentov. Pri spracúvaní podľa našich pokynov konajú ako sprostredkovatelia na základe zmluvy podľa čl. 28 GDPR.
- Účtovníci, audítori a právni poradcovia pri plnení príslušnej úlohy a orgány verejnej moci, ak to vyžaduje právny predpis.
- Poskytovatelia analytických alebo reklamných nástrojov v rozsahu skutočne použitých nástrojov a príslušného súhlasu.
Cestovná kancelária, poisťovňa alebo poskytovateľ platieb môžu pri vlastných účeloch vystupovať ako samostatní prevádzkovatelia. Ich identitu a pravidlá spracúvania treba čítať spolu s dokumentáciou konkrétnej objednávky. Na požiadanie vám poskytneme informácie o príjemcoch vašich údajov; všeobecný zoznam kategórií neobmedzuje právo na prístup.
Údaje pri cestách mimo EHP
Pri cestovaní alebo využití dodávateľa mimo Európskeho hospodárskeho priestoru môže byť potrebné sprístupniť údaje príjemcovi v tretej krajine. Rozsah a krajina závisia od konkrétnej rezervácie alebo technickej služby; samotná zahraničná destinácia neznamená, že do nej odovzdávame všetky údaje z vášho profilu.
Pri takomto prenose musí existovať mechanizmus podľa kapitoly V GDPR: rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti, primerané záruky, napríklad štandardné zmluvné doložky s posúdením a potrebnými doplňujúcimi opatreniami, alebo výnimočne niektorá z úzko vymedzených výnimiek čl. 49 GDPR. Výnimka pre prenos nevyhnutný na konkrétnu cestovnú zmluvu nie je všeobecným povolením na bežný zahraničný hosting či marketing.
Ak sa prenos týka vašich údajov, informácie o príslušnej krajine, príjemcovi a použitom mechanizme musia byť sprístupnené pri danom spracúvaní. Cez kontakt uvedený vyššie môžete požiadať aj o informácie o zárukách a o ich kópiu alebo miesto sprístupnenia. Potvrdenie tohto dokumentu samo osebe nepredstavuje výslovný súhlas s rizikovým prenosom.
Ako dlho údaje uchovávame
Doba sa posudzuje osobitne podľa účelu a druhu záznamu. Potvrdenie oboznámenia s GDPR nemá trojročnú „platnosť“ a neurčuje dobu uchovávania všetkých klientskych údajov.
- Otázky a neuskutočnené dopyty: počas vybavovania a nadväzujúcej komunikácie, do uzavretia požiadavky alebo oznámenia, že o ponuku už nemáte záujem. Ďalšie uchovanie jednotlivého záznamu vyžaduje samostatný dôvod, napríklad konkrétny spor; samotné zaslanie dopytu neoprávňuje na trvalý marketing.
- Rezervačná dokumentácia a reklamácie: počas vybavovania a plnenia rezervácie a následne v rozsahu potrebnom na zákonné povinnosti a uplatnenie alebo obhajobu práv. Pri ochrane nárokov sa lehota odvíja od príslušnej premlčacej lehoty a jej začiatku; pri bežnom občianskoprávnom nároku je spravidla trojročná odo dňa, keď sa právo mohlo vykonať prvý raz. Pre konkrétny nárok môže zákon určiť inú lehotu; prebiehajúce konanie môže vyžadovať uchovanie do jeho právoplatného skončenia a vysporiadania.
- Účtovné doklady a účtovné knihy: desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. Táto lehota sa nevzťahuje automaticky na všetky údaje z dopytu alebo profilu.
- Klientsky účet a jeho preferencie: počas existencie účtu; po jeho zrušení zostávajú samostatne iba údaje, ktoré sú ešte potrebné na rezervácie, zákonné povinnosti alebo právne nároky.
- Newsletter: do odvolania súhlasu alebo uplynutia doby uvedenej pri jeho udelení. Pri novom bežnom odbere v tomto systéme je nastavená doba tri roky od potvrdenia, pokiaľ pri udelení nie je oznámená iná doba. Dôkaz o súhlase a potvrdenie jeho odvolania uchovávame najmenej štyri roky od odvolania podľa § 116 ods. 5 a 6 zákona č. 452/2021 Z. z.; ide o dôkaznú evidenciu, nie oprávnenie pokračovať v odosielaní ponúk.
- Technické a bezpečnostné záznamy: podľa potrebnosti na prevádzku, objasnenie konkrétnej udalosti a ochranu systému; záznam súvisiaci s incidentom sa oddeľuje od bežných prevádzkových záznamov a uchováva počas riešenia incidentu a prípadných nárokov. Doby platnosti cookies a podobných technológií sú uvedené v ich nastaveniach a dokumente Cookies.
Po odpadnutí účelu a príslušných povinností sa údaje vymažú alebo anonymizujú. Obmedzené kópie v zálohách slúžia na obnovu a bezpečnosť, nie na ďalší marketing; pri obnove sa musia rešpektovať už uplatnené výmazy a obmedzenia. Na požiadanie vysvetlíme dobu alebo kritérium pre váš konkrétny záznam.
Personalizácia a automatizované spracúvanie
Vyhľadávanie používa vaše filtre na zobrazenie ponúk. Pri ponukách alebo kampaniach môžu byť použité vami zadané preferencie a história komunikácie v rozsahu príslušného právneho základu. Voči priamemu marketingu vrátane súvisiaceho profilovania môžete kedykoľvek namietať; na tento účel potom údaje ďalej nespracúvame.
Samotné zoradenie výsledkov podľa ceny alebo filtrov nie je rozhodnutím s právnymi alebo obdobne závažnými účinkami podľa čl. 22 GDPR. Ak sa má pri konkrétnej službe použiť výlučne automatizované rozhodovanie s takýmito účinkami, musíte vopred dostať osobitné informácie o jeho základe, význame, dôsledkoch a možnostiach ľudského zásahu alebo napadnutia rozhodnutia. Použitie technického nástroja alebo AI nemení zodpovednosť prevádzkovateľa za zákonnosť spracúvania.
Vaše práva a spôsob ich uplatnenia
Podľa okolností a právneho základu spracúvania máte právo na:
- prístup k svojim údajom a ich kópiu;
- opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov;
- vymazanie, ak odpadol účel a neexistuje dôvod na ďalšie uchovávanie;
- obmedzenie spracúvania v prípadoch ustanovených GDPR;
- prenosnosť vami poskytnutých údajov pri automatizovanom spracúvaní založenom na súhlase alebo zmluve;
- námietku voči spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a kedykoľvek voči priamemu marketingu;
- odvolanie dobrovoľného súhlasu bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním;
- ochranu pri výlučne automatizovanom rozhodovaní podľa čl. 22 GDPR.
Žiadosť pošlite na kontakt uvedený v úvode a opíšte, ktorých údajov alebo služby sa týka. Štandardne nežiadame kópiu občianskeho preukazu. Ak máme odôvodnené pochybnosti o totožnosti, vyžiadame len primerané doplnenie potrebné na jej overenie.
O vybavení informujeme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od prijatia. Pri zložitej žiadosti alebo väčšom počte žiadostí možno lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace; dôvod a predĺženie oznámime počas prvého mesiaca. Uplatnenie práv je spravidla bezplatné. Pri zjavne neopodstatnenej alebo neprimeranej žiadosti, najmä opakovanej, môže GDPR umožniť primeraný poplatok alebo odmietnutie s odôvodnením.
Výmaz nie je absolútny: účtovný doklad alebo podklad potrebný na oprávnený právny nárok môže zostať uchovaný aj po zrušení účtu alebo odhlásení newslettera. V takom prípade vysvetlíme príslušný dôvod a rozsah ďalšieho spracúvania.
Sťažnosť a aktualizácie informácií
Ak sa domnievate, že spracúvanie porušuje GDPR, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v štáte vášho obvyklého pobytu, pracoviska alebo miesta údajného porušenia. Na Slovensku je ním Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Kontakty a postup podania návrhu nájdete na webovom sídle úradu. Právo obrátiť sa na úrad nie je podmienené predchádzajúcou reklamáciou u agentúry.
Tento dokument priebežne upravujeme podľa zmien spracúvania. Pri novom účele alebo podstatnej zmene vám poskytneme príslušné informácie pred začatím zmeneného spracúvania a tam, kde treba, vyžiadame samostatný súhlas. Zverejnenie novej verzie nenahrádza udelenie súhlasu. Dokument si môžete uložiť alebo vytlačiť zo samostatnej stránky ochrany osobných údajov.
